Organiza los documentos fiscales y prepara un kit de documentos de emergencia en tu Mac

Dónde están estas herramientas

Todo lo que hay en esta página forma parte de Papeleo, en Tu Mac en la barra lateral. Desplázate más allá de Caduca pronto y encontrarás cinco secciones: Dinero y garantías, Paquete fiscal, Red de seguridad, Archivos confidenciales y Kit de emergencia.

Todas funcionan a partir de lo que Papeleo ha leído en tus documentos, en tu Mac y en todas las nubes que abarca Archivos. Si aún no has activado Papeleo, empieza por Papeleo: controla las fechas de caducidad; explica cómo funciona la lectura y cómo elegir tu región, que determina el año fiscal.

Dinero y garantías: lo que suman tus recibos

Esta sección suma todos los recibos y facturas que Papeleo leyó de un año fiscal. Elige el año en el menú junto al título: este año fiscal y los tres anteriores. En Estados Unidos, los años van de enero a diciembre; en la India, de abril a marzo (FY 2026-27).

• Totales: una cifra grande por moneda, con cuántos recibos y facturas la componen. Los importes en monedas distintas se mantienen separados y nunca se convierten.
• Por mes: un gráfico de barras de la moneda más habitual.
• En qué se ha ido: tus seis comercios principales, con cuántos recibos tiene cada uno.
• En garantía: hasta ocho compras cuya garantía no ha terminado, primero las que vencen antes.

Haz clic en Exportar CSV… para guardar el año como una hoja de cálculo con un nombre como Money 2026.csv. Tiene las columnas Date, Merchant, Amount, Currency, Type y File, así que puedes ordenarla en Numbers o dársela a quien te lleve las cuentas.

Un recibo guardado en dos sitios (por ejemplo, Descargas y Google Drive) se cuenta una sola vez. Los totales salen del importe impreso en cada recibo, así que un recibo sin un total legible se deja fuera en lugar de estimarlo.

Cómo organizar los documentos fiscales en un Mac con Paquete fiscal

En la época de impuestos, lo difícil no son los formularios, sino encontrarlos: un certificado de retenciones en las descargas del correo, nóminas en OneDrive, extractos bancarios en iCloud Drive, recibos por todas partes. Paquete fiscal muestra cuántos documentos de cada tipo ha encontrado Papeleo para el año elegido:

Un documento pertenece a un año según la fecha impresa en él cuando se conoce (la fecha de un recibo), o si no, según la fecha del archivo.

Crear una carpeta de Paquete fiscal

1. En Papeleo, elige el año en el menú Dinero y garantías. Paquete fiscal usa el mismo año.
2. Revisa los recuentos. La línea de debajo dice cuántos documentos hay en total, de todas las carpetas y nubes.
3. Haz clic en Crear paquete fiscal… y elige dónde guardarlo (se sugiere Documentos). Haz clic en Crear paquete fiscal aquí.
4. OneMacTools crea una carpeta llamada Tax Pack 2026 (o Tax Pack FY 2026-27), la abre en el Finder y te dice si algún documento no se ha podido copiar.

Dentro encontrarás una carpeta para cada tipo y Money.csv, la hoja de cálculo con los recibos y facturas del año. Son copias: tus originales se quedan donde están. Los documentos que solo están en una nube los descarga su app de nube al copiarlos; si una nube está sin conexión, esos son los que aparecen como no copiados. Vuelve a crearlo y obtendrás Tax Pack 2026 2 en lugar de sobrescribirlo.

Envía la carpeta a tu gestor (tu CA, en la India) como prefieras. Para enviarla como un solo archivo, usa Crear ZIP, o Encriptar archivos si va por correo electrónico.

Red de seguridad: papeles guardados solo en este Mac

Time Machine está bien, pero la unidad suele estar junto al Mac, así que un incendio o un robo se llevan ambos. Red de seguridad muestra los papeles importantes que solo existen en este Mac, sin ninguna copia del mismo tamaño y tipo en ninguna nube ni en un disco de copia de seguridad.

Aquí, importante significa documentos de identidad, documentos fiscales, seguros, contratos, certificados, documentos médicos, nóminas y extractos bancarios. La lista muestra los doce más recientes, con y N más debajo.

1. Haz clic en Copiar N a una nube.
2. Elige una nube en el menú (iCloud Drive, Google Drive, OneDrive, Dropbox o Box, las que haya en este Mac), o Elegir una carpeta… para cualquier otro lugar, como un NAS.
3. OneMacTools los copia en una carpeta llamada OneMacTools Safety Net, ordenados en una carpeta por tipo, y la muestra en el Finder.

Copia y nunca mueve: los originales se quedan donde están, y un archivo que ya está en la carpeta Red de seguridad nunca se sustituye (una segunda copia lleva un número). Cuando las copias se sincronizan, los documentos desaparecen de la lista. Si la lista está vacía, verás Todos los documentos importantes tienen una copia en una nube o en un disco de copia de seguridad.

Archivos confidenciales con números de identidad o de cuenta

Escaneos antiguos de tu pasaporte en Descargas, una nómina con tus datos bancarios en una carpeta compartida, un archivo de texto con contraseñas: Archivos confidenciales encuentra los archivos que contienen estas cosas y muestra qué tipo contiene cada uno, nunca el número en sí.

Los números se comprueban como es debido para evitar falsas alarmas: un número de tarjeta tiene que superar la suma de verificación de las tarjetas, un número de Aadhaar su propia suma de verificación y un contexto de Aadhaar, y un número de la Seguridad Social tiene que estar cerca de las palabras “social security” o “SSN”. Cada copia de un archivo aparece por separado, ya que cada una es un lugar donde se podría ver el número. Se muestran hasta veinte, de más reciente a más antiguo.

Haz clic con el botón derecho en un archivo para ocuparte de él:

• Bloquear con contraseña… abre Proteger PDF con contraseña para un PDF, o Encriptar archivos para todo lo demás.
• Tachar… abre Tachar PDF o Tachar imágenes, para que puedas tapar el número en una copia que necesites compartir.
• Trasladar a la papelera tira una copia antigua. Queda registrado en Historial, desde donde puedes devolverla.

¿Qué es un kit de documentos de emergencia?

Un kit de emergencia es el conjunto de documentos que tu familia necesitaría si estuvieras en el hospital o no pudieras ayudar: quién eres, qué seguros tienes, tu historial médico, lo que tienes y lo que debes, y dónde está tu dinero. Kit de emergencia los elige de todas las carpetas y nubes y los ordena en siete secciones:

Papeleo rellena cada sección con sus sugerencias más recientes: cinco para Identidad y tres para cada una de las demás, una por documento aunque tengas varias copias. Cada documento muestra un estado:

• Listo: nada que arreglar.
• Caducado y una fecha: el propio documento dice que ha caducado. Sustitúyelo por el renovado.
• La única copia está en este Mac: conviene enviarlo también a una nube con Red de seguridad.
• Solo en la nube; se descarga al exportar: solo es informativo.
• No encontrado: trasladado o eliminado: lo elegiste antes, pero ya no está ahí.

Cambia lo que se incluye en

Cada sección tiene un menú Cambiar. Marca o desmarca cualquiera de las sugerencias, elige Añadir un archivo… para un documento que Papeleo no sugirió (debe estar en algún lugar que cubra Archivos), Usar sugerencias para volver a las elecciones automáticas, o Dejar fuera del kit para omitir una sección entera (Incluir esta sección la recupera).

Cómo crear y abrir el kit de emergencia

1. Revisa cada sección y haz clic en Crear kit de emergencia….
2. Escribe una contraseña de al menos 8 caracteres, y otra vez para confirmarla.
3. Deja activado Recordarme que lo vuelva a hacer dentro de seis meses si quieres un recordatorio, y haz clic en Elegir dónde….
4. Elige dónde va el kit: una unidad USB o una carpeta en la nube a la que pueda acceder tu familia. Haz clic en Guardar el kit aquí.

OneMacTools copia los documentos elegidos en una imagen de disco con un nombre como Emergency Kit 2026-10-24.dmg, cifrada con AES-256, y la muestra en el Finder. Los documentos que solo están en una nube se descargan al copiarlos; los que no se han podido copiar (por una nube sin conexión) se indican en el mensaje.

Dentro de la imagen de disco hay una carpeta numerada para cada sección y un README.txt que enumera cada documento con el lugar donde está el original y, para identificaciones y pólizas, cuándo caduca.

Para abrirlo en cualquier Mac, haz doble clic en el .dmg, escribe la contraseña y aparecerá en el Finder como una unidad. Expúlsalo cuando termines.

Después de crearlo, la sección muestra Creado por última vez con la fecha. Si pediste el recordatorio, una notificación a las 9 de la mañana seis meses después dice Es hora de actualizar tu kit de emergencia. Vuelve a crearlo siempre que cambien tus papeles; cada kit es un archivo nuevo.

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Preguntas

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