在 Mac 上整理報稅文件並製作緊急文件工具組

這些工具的位置

本頁所有內容都屬於側邊欄你的 Mac 下的生活事務。捲動經過即將到期後，你會看到五個區段：財務與保固、報稅資料包、安全網、敏感檔案和緊急工具組。

它們全都根據「生活事務」從你的文件中讀取的內容運作，涵蓋你的 Mac 和「檔案」所涵蓋的每個雲端。若你尚未開啟「生活事務」，請從生活事務：追蹤到期日開始；那裡說明了讀取的運作方式，以及如何選擇決定稅務年度的地區。

財務與保固：你的收據加總是多少

這個區塊會加總「生活事務」在某個稅務年度讀取到的所有收據和發票。從標題旁的選單選擇年度：本稅務年度及前三年。在美國，年度為 1 月至 12 月；在印度則為 4 月至隔年 3 月（FY 2026-27）。

• 總計：每種貨幣一個大數字，並註明來自多少張收據和發票。不同貨幣的金額會分開計算，絕不會換算。
• 依月份：以最常見貨幣顯示的長條圖。
• 去向：前六名商家，以及各自的收據數量。
• 保固期內：最多八筆保固尚未結束的購買項目，依到期時間由近到遠排列。

按一下輸出 CSV…，將這一年儲存為名稱類似 Money 2026.csv 的試算表。它有 Date、Merchant、Amount、Currency、Type 和 File 等欄位，你可以在 Numbers 中排序，或交給幫你記帳的人。

存放在兩個地方的收據（例如「下載項目」和 Google Drive）只會計算一次。總額來自每張收據上印的金額，因此無法讀出總額的收據會被排除，而不會用猜的。

如何用「報稅資料包」在 Mac 上整理報稅文件

報稅時最麻煩的不是填表，而是找文件：W-2 在電子郵件下載項目裡、薪資單在 OneDrive、銀行對帳單在 iCloud Drive，收據則到處都是。報稅資料包會顯示「生活事務」為所選年度找到的各類文件數量：

文件所屬的年度依其上印的日期而定（例如收據的日期）；無法得知時則依檔案的日期。

建立報稅資料包檔案夾

1. 在 生活事務 中，於 財務與保固 選單選擇年度。「報稅資料包」會使用同一年度。
2. 檢查數量。下方那一行會說明從所有檔案夾和雲端中總共找到多少份文件。
3. 按一下製作報稅資料包…並選擇存放位置（建議為「文件」）。按一下在此製作報稅資料包。
4. OneMacTools 會建立名為 Tax Pack 2026（或 Tax Pack FY 2026-27）的檔案夾，在 Finder 中開啟，並告訴你是否有任何文件無法拷貝。

裡面會有每個類別的檔案夾，以及 Money.csv，這是當年度收據和發票的試算表。這些都是 副本：你的原始檔案保留在原處。只存在雲端的文件會在拷貝時由其雲端 App 下載；如果某個雲端離線，無法拷貝的就是這些文件。再製作一次會得到 Tax Pack 2026 2，而不會覆寫。

用你喜歡的方式將檔案夾交給你的會計師（在印度則是你的 CA）。若要以單一檔案傳送，請使用製作 ZIP；如果要透過電子郵件寄送，請使用加密檔案。

安全網：只存在這台 Mac 上的文件

Time Machine 很好用，但備份磁碟通常就放在 Mac 旁邊，一場火災或竊案就會兩者都失去。安全網 會列出只存在於這台 Mac 上的重要文件，也就是在任何雲端或備份磁碟上都沒有相同大小和類型副本的文件。

這裡的「重要」是指證件、報稅文件、保險、合約、證書、醫療文件、薪資單和銀行對帳單。列表會顯示最新的十二份，下方顯示 還有 N 份。

1. 按一下將 N 個拷貝到雲端。
2. 從選單中選擇一個雲端（iCloud Drive、Google Drive、OneDrive、Dropbox 或 Box，視這台 Mac 上有哪些而定），或選擇選擇檔案夾…指定其他位置，例如 NAS。
3. OneMacTools 會將它們拷貝到名為 OneMacTools Safety Net 的檔案夾，依類別分到不同的檔案夾中，並在 Finder 中顯示。

它只會拷貝，絕不搬移：原始檔案保留在原處，已在「安全網」檔案夾中的檔案絕不會被取代（第二份副本會加上數字）。副本同步完成後，這些文件就會從列表中消失。如果列表是空的，你會看到 每份重要文件在雲端或備份磁碟上都有副本。

含有證件號碼或帳號的敏感檔案

「下載項目」中的舊護照掃描檔、共用檔案夾中載有銀行資料的薪資單、存放密碼的文字檔：敏感檔案 會找出含有這些內容的檔案，並顯示每個檔案含有哪一類資料，但絕不顯示號碼本身。

號碼會經過嚴格檢查以避免誤報：卡號必須通過信用卡檢查碼驗證，Aadhaar 號碼必須通過其專屬檢查碼並出現在 Aadhaar 相關的上下文中，美國社會安全號碼則必須出現在「social security」或「SSN」等字詞附近。檔案的每份副本都會列出，因為每份副本都是號碼可能被看到的地方。最多顯示二十份，由新到舊排列。

在檔案上按右鍵即可處理：

• 用密碼鎖定…會為 PDF 開啟為 PDF 設定密碼，其他檔案則開啟加密檔案。
• 塗黑…會開啟塗黑 PDF或塗黑影像，讓你在需要分享的副本上遮住號碼。
• 丟到垃圾桶會把舊副本丟掉。這會記錄在記錄中，你可以在那裡將它放回。

什麼是緊急文件資料包？

緊急工具組是你住院或無法幫忙時，家人會需要的一套文件：你是誰、你有哪些保險、你的病歷、你擁有和欠下的財產，以及你的錢在哪裡。緊急工具組會從每個檔案夾和雲端中挑出這些文件，並分成七個區段：

「生活事務」會為每個區段填入最新的建議：「身分證明」五份，其他區段各三份；即使你有好幾份副本，每份文件也只列一次。每份文件都會顯示狀態：

• 就緒：沒有需要修正的地方。
• 已到期和一個日期：文件本身寫明已經到期。請換成更新後的版本。
• 唯一的副本在這台 Mac 上：也值得用「安全網」傳送到雲端。
• 僅在雲端；匯出時會下載：僅供參考。
• 找不到：已搬移或刪除：你之前選過它，但它已經不在原處。

更改內容

每個區段都有一個更改選單。勾選或取消勾選任何建議，選擇加入檔案…加入「生活事務」沒有建議的文件（必須位於「檔案」涵蓋的位置），選擇使用建議回到自動挑選的結果，或選擇不放入工具組完全略過某個區段（包含此區段可將它加回來）。

如何製作和開啟緊急工具組

1. 檢查每個區段，然後按一下製作緊急工具組…。
2. 輸入至少 8 個字元的密碼，再輸入一次確認。
3. 如果你希望收到提醒，請保持開啟 六個月後提醒我重新製作，然後按一下 選擇位置…。
4. 選擇工具組的存放位置：USB 磁碟，或家人可存取的雲端檔案夾。按一下 在此儲存工具組。

OneMacTools 會將選定的文件拷貝到一個以 AES-256 加密、名稱類似 Emergency Kit 2026-10-24.dmg 的磁碟映像檔中，並在 Finder 中顯示。僅存在雲端的文件會在拷貝時下載；任何無法下載的文件（例如雲端離線）都會在訊息中計算數量。

磁碟映像檔中，每個區段都有一個編號檔案夾，還有一個 README.txt，列出每份文件及其原始檔案的位置，證件和保單還會註明到期日。

若要在任何 Mac 上開啟，請按兩下 .dmg，輸入密碼，它就會像磁碟一樣出現在 Finder 中。用完後請將它退出。

製作完成後，該區段會顯示上次製作和日期。如果你要求提醒，六個月後的早上 9 點會收到通知：該更新你的緊急工具組了。每當你的文件有變動時都可以重新製作；每個工具組都是全新的檔案。

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