書類管理：パスポート、免許証、保険の有効期限をMacで管理

書類管理でできること

パスポートの期限切れに気づくのは、たいてい航空券を予約するときです。日付は書類フォルダやiCloud Drive、Google DriveにあるPDFやスキャンに最初から印刷されていたのに、誰も読んでいなかっただけです。書類管理は、そうした書類を代わりに読み取り、日付の一覧にしてくれるOneMacToolsの画面です。

サイドバーのこのMacの下、ファイルとMacクリーンアップの間にあります。ページには上から順に次の内容が表示されます：

このページでは、書類管理が書類を読み取るしくみ、有効期限の一覧、リマインダー、地域、質問のしかたを説明します。お金と安全に関するセクションは別のページにあります：税務書類と緊急キット。

書類管理をオンにする方法

書類管理は、Macとクラウド上のすべてのファイルのインデックスであるファイルを通じて書類を読み取ります。「ファイル」がオンになるまで、書類管理には「書類管理」は「ファイル」を通じて書類を読み取りますと表示され、「ファイル」を開くボタンがあります。

1. サイドバーの書類管理をクリックしてから、「ファイル」を開くをクリックします（または「このMac」の下のファイルをクリックします）。
2. 含める場所にチェックを入れます：ホームフォルダと、OneMacToolsが見つけたクラウド（iCloud Drive、Google Drive、OneDrive、Dropbox、Boxなど）です。
3. ファイルをインデックス作成をクリックします。最初の読み込みには1〜2分かかり、macOSから、OneMacToolsにデスクトップ、書類、ダウンロードへのアクセスを許可するよう求められることがあります。
4. 書類管理に戻り、右上の範囲メニューから国を選びます。
5. Macを電源につないだままにしてください。次にMacから離れたときに書類が読み込まれます。

ほかに設定することはありません。書類にタグを付けたり、特別なフォルダに移したり、日付を入力したりする必要はありません。「ファイル」と、クラウドのファイルをダウンロードせずに一覧表示するしくみについては、すべてのクラウドファイルを検索をご覧ください。

書類管理が書類を読み取る仕組み

読み込みはバックグラウンドで、適切なタイミングにだけ行われます：Macが電源に接続されている、1分間操作していない、高温になっていない、低電力モードがオフである、という条件を満たすときです。Macの操作に戻るとすぐに一時停止します。バッテリーで動作中のノートブックでは、電源につなぐまで何も読み込みません。

読み取られるファイル

• 書類：PDF、Word（.doc、.docx）、RTF、OpenDocumentテキスト（.odt）、プレーンテキスト。
• 書類らしい画像：スクリーンショットと、名前から書類だと分かる写真やスキャン（scan、passport、licence、statement、invoice、receipt、card、insurance、policy、certificate、billなど）。テキストはMac上で認識されます。
• 最新の書類4,000件と画像700件です。10年分のアーカイブを読み込まなくても、誰の書類でも十分に網羅できます。

各ファイルは一度だけ読み取られます。再度読み取られるのは変更があった場合だけなので、古いPDFに上書き保存した更新後の保険証券には新しい日付が反映されます。

認識するもの

名前と中の文字から、すべての書類が種類別に分類されます：請求書、レシート、銀行取引明細書、給与明細、税務書類、身分証明書、チケットと旅行、証明書、履歴書、契約書、医療、保険。米国の給与明細は「gross pay」や「federal withholding」、インドの給与明細は「basic salary」や「provident fund」といった語句で判別されます。パスポート、Aadhaarの通知書、運転免許証、グリーンカードは身分証明書に分類されます。

身分証明書、保険、証明書、契約書、医療関係の書類、チケットについては、書類管理はさらに「Date of Expiry」「expires on」「valid until」「valid thru」「renewal date」「policy end」のような語句の直後に書かれた有効期限を探します。更新後の免許証に古い日付も印刷されている場合など、書類に複数の日付がある場合は、最も新しい日付が使われます。

領収書や請求書からは合計額、販売元、日付が読み取られ、“1 year warranty”（1年保証）や“warranty: 24 months”（保証：24か月）のような記載があれば保証の終了日も読み取られます。そのため、昨年11月に買った食洗機が1年後に「まもなく期限切れ」に表示されます。

クラウドにしかない書類

「ファイル」はクラウドにしかないファイルをダウンロードせずに一覧表示するので、その中身は読み取れません。そのうちのいくつかが、名前から明らかに重要な書類（パスポート、保険証券、権利証書など）だと分かる場合、書類管理にクラウド上のN件の重要な書類が未読ですというカードが表示されます。読み取る…をクリックして合計サイズを確認し、ダウンロードして読み取り、戻すを選びます。各ファイル（25 MBまでのPDF、Word、画像）はクラウドのアプリによってダウンロードされ、Mac上で読み取られた後、クラウドに戻されるので、Macの容量は使いません。数百件でも数分で終わります。

「まもなく期限切れ」一覧の解説

各行には、ファイル名、書類の種類、保存場所（たとえば身分証明書 · iCloud Drive › Travel）が表示され、続いて残りの日数と日付が表示されます。

行をダブルクリックすると書類が開きます。右クリックすると開く、Finderに表示、Quick Lookが使えます。同じ書類が2か所（たとえばダウンロードとiCloud Drive）にある場合は1回だけ表示され、このMac上のコピーが優先されます。

あとでには、それより先の期限のものがすべて表示されます。2028年に期限が切れる運転免許証もここにあり、ページの上部を埋めることはありません。

30日前と7日前の有効期限のリマインダー

読み取りのたびに、書類管理は、今後13か月以内に期限が切れる書類と保証が終了する品ごとに、Macの通知を設定します。通知は2回で、30日前と7日前のどちらも午前9時に届きます。

リマインダーは身分証明書の期限が30日後に切れますのような内容で、その下にファイル名、場所、日付が表示されます。保証の場合はLaptop receipt.pdfの保証が7日後に終了しますのように表示されます。

• リマインダーは読み取りのたびに作り直されるため、更新したパスポートを保存すると、古いリマインダーは消えます。
• 通知を表示する許可を、macOSが一度だけ求めます。許可しなかった場合は、「システム設定 › 通知 › OneMacTools」でオンにしてください。
• リマインダーは、設定のバックグラウンドのジョブが完了したら通知するに従います。これをオフにすると、有効期限のリマインダーは設定されません。設定リファレンスをご覧ください。
• 一度に保持されるリマインダーは最大60件で、期限の近い順に並びます。

これはAppleのリマインダーやカレンダーとは違います。そもそもリマインダーを作るのを覚えておく必要がありません。日付は書類から直接読み取られます。

地域の選択：米国またはインド

書類管理の上部にある地域メニューで、次の3つが変わります：

OneMacToolsは、Macの地域がインドならインドを、それ以外なら米国を選びます。英国、カナダ、オーストラリア、アラブ首長国連邦、欧州連合は近日公開として表示されています。有効期限はすでにどの国の書類からも読み取れます。地域が主に関係するのは、税年度とID番号です。

書類について質問する

⌘Kを押して（または移動 › 質問…を選んで）、普段の言葉で質問を入力します。「質問」は書類に関する質問を認識し、書類管理が見つけた内容から、何も読み直すことなく即座に答えます。

各回答の最後には、情報の出どころについての短い注記と、書類管理を開くリンクがあります。「ファイル」がオフの場合、「質問」は推測せず、そのことを伝えます。「質問」について詳しくはMacにふだんの言葉で質問するをご覧ください。

OneMacToolsのMCPサーバで接続したAIアシスタントも、有効期限、支出、税金の書類について同じような質問ができます。アシスタントに見えるのは概要だけで、ID番号が見えることはありません。また、書類のテキストを読み取るには毎回あなたの承認が必要です（承認の仕組み）。

プライバシー：アプリにパスポートを読ませても安全？

書類管理は、書類がMacの外に出ることがないように設計されています：

• 書類はAppleのフレームワークを使い、短時間だけ動く別のプロセスでMac上で読み取られます。書類、テキスト、数字がアップロードされることはありません。
• 見つかった内容（種類、日付、合計）は、Mac上の「ファイル」の非公開インデックスに保存されます。
• クラウドにしかない書類は、読み取る…をクリックしたときだけダウンロードされ、読み取り後はクラウドに戻されます。
• 「機密ファイル」には、ファイルに含まれる番号の種類が表示されます。番号そのものがアプリ内に表示されることはありません。

停止するには、「ファイル」画面で「ファイル」をオフにします（「ファイル」をオフにする…）。オフにしてインデックスを削除を選ぶと、「ファイル」と書類管理が把握した内容がすべて削除されます。プライバシーポリシーの全文と、OneMacToolsによるフルディスクアクセスやその他のアクセス権の使いかたもご覧ください。

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