Administratie: houd de vervaldatums van paspoort, rijbewijs en verzekeringen bij op je Mac

Wat Administratie doet

De meeste mensen ontdekken dat hun paspoort verlopen is als ze een vlucht boeken. De datum stond er altijd, gedrukt op een PDF of een scan in Documenten, iCloud Drive of Google Drive; alleen las niemand hem. Administratie is het scherm in OneMacTools dat die papieren voor je leest en er een lijst met datums van maakt.

Je vindt het in de navigatiekolom onder Je Mac, tussen Bestanden en Mac opschonen. Van boven naar beneden toont de pagina:

Deze pagina behandelt hoe Administratie je documenten leest, de lijst met vervaldatums, herinneringen, regio's en vragen stellen. De onderdelen over geld en veiligheid hebben een eigen pagina: Belastingdocumenten en de noodkit.

Administratie inschakelen

Administratie leest je papieren via Bestanden, de index van elk bestand op je Mac en in je clouds. Zolang Bestanden niet aan staat, toont Administratie Administratie leest je documenten via Bestanden met een knop Open Bestanden.

1. Klik op Administratie in de navigatiekolom en dan op Open Bestanden (of klik op Bestanden onder Je Mac).
2. Vink de plekken aan die je wilt opnemen: je thuismappen en alle clouds die OneMacTools vond, zoals iCloud Drive, Google Drive, OneDrive, Dropbox of Box.
3. Klik op Indexeer mijn bestanden. De eerste keer kijken duurt een minuut of twee, en macOS kan je vragen OneMacTools toegang te geven tot je Bureaublad, Documenten en Downloads.
4. Ga terug naar Administratie en kies je land in het menu Regio rechtsboven.
5. Laat je Mac aan de stroom hangen. Je documenten worden gelezen de volgende keer dat je even wegloopt.

Je hoeft verder niets in te stellen. Je hoeft geen documenten te taggen, ze niet in een speciale map te zetten en geen datums in te typen. Bestanden, en hoe het cloudbestanden toont zonder ze te downloaden, worden behandeld in Al je cloudbestanden doorzoeken.

Hoe Administratie je documenten leest

Het lezen gebeurt op de achtergrond, alleen op goede momenten: je Mac is aangesloten op stroom, je hebt hem een minuut niet aangeraakt, hij is niet te warm en de energiebesparingsmodus staat uit. Het pauzeert zodra je terugkomt. Op een laptop die op de batterij werkt, wordt niets gelezen tot je hem aansluit.

Welke bestanden worden gelezen

• Documenten: PDF, Word (.doc, .docx), RTF, OpenDocument-tekst (.odt) en platte tekst.
• Afbeeldingen die op papieren lijken: schermafbeeldingen, en foto's of scans waarvan de naam op een papier wijst (scan, passport, licence, statement, invoice, receipt, card, insurance, policy, certificate, bill enzovoort). Hun tekst wordt op je Mac herkend.
• De nieuwste 4.000 documenten en 700 afbeeldingen. Dat dekt ieders papieren zonder een archief van tien jaar door te spitten.

Elk bestand wordt één keer gelezen. Het wordt alleen opnieuw gelezen als het verandert, dus een vernieuwde polis die over de oude PDF is bewaard, krijgt de nieuwe datum.

Wat het herkent

Op basis van de naam en de woorden erin wordt elk document in een soort ingedeeld: Facturen, Bonnetjes, Bankafschriften, Loonstroken, Belastingdocumenten, Identiteitsbewijzen, Tickets en reizen, Certificaten, Cv's, Contracten, Medisch en Verzekering. Een Amerikaanse loonstrook wordt herkend aan woorden als “gross pay” en “federal withholding”; een Indiase aan “basic salary” en “provident fund”. Een paspoort, Aadhaar-brief, rijbewijs of green card komt terecht in Identiteitsbewijzen.

Bij ID's, verzekeringen, certificaten, contracten, medische papieren en tickets zoekt Administratie daarna naar een vervaldatum die direct na woorden staat als “Date of Expiry”, “expires on”, “valid until”, “valid thru”, “renewal date” of “policy end”. Als een document er meerdere toont, zoals een vernieuwd rijbewijs waarop de oude datum nog staat, wint de laatste.

Uit bonnen en facturen komen het totaal, de winkel en de datum, plus wanneer een garantie afloopt als op de bon zoiets staat als “1 year warranty” of “warranty: 24 months”. Zo verschijnt een vaatwasser die je afgelopen november kocht een jaar later in Verloopt binnenkort.

Papieren die alleen in de cloud staan

Bestanden toont bestanden die alleen in de cloud staan zonder ze te downloaden, dus de inhoud ervan kan niet worden gelezen. Als sommige duidelijk een belangrijk papier als naam hebben (een paspoort, een polis, een akte), toont Administratie een kaart: N belangrijke papieren in je clouds zijn nog niet gelezen. Klik op Lees ze…, controleer de totale grootte en kies Download, lees en zet terug. Elk bestand (tot 25 MB, PDF, Word of een afbeelding) wordt door de cloudapp gedownload, op je Mac gelezen en teruggegeven aan de cloud, zodat het hier geen ruimte inneemt. Een paar honderd duren een paar minuten.

De lijst Verloopt binnenkort uitgelegd

Elke rij toont de bestandsnaam, wat voor papier het is en waar het staat (bijvoorbeeld Identiteitsbewijzen · iCloud Drive › Travel), en dan hoelang het nog geldig is en de datum.

Dubbelklik op een rij om het document te openen. Klik met de rechtermuisknop voor Open, Toon in Finder en Snelle weergave. Als hetzelfde papier op twee plekken staat, bijvoorbeeld Downloads en iCloud Drive, verschijnt het één keer, met voorkeur voor de kopie op deze Mac.

Later toont alles wat verder weg ligt, dus je rijbewijs dat in 2028 verloopt staat er ook, zonder de bovenkant van de pagina te vullen.

Herinneringen aan vervaldatums 30 en 7 dagen van tevoren

Na elke leesronde zet Administratie Mac-meldingen klaar voor elk document dat verloopt en elke garantie die afloopt in de komende 13 maanden. Je krijgt er twee: één 30 dagen van tevoren en één 7 dagen van tevoren, allebei om 9 uur 's ochtends.

Een herinnering luidt bijvoorbeeld Een identiteitsbewijs verloopt over 30 dagen, met de bestandsnaam, waar het staat en de datum eronder. Bij garanties staat er De garantie op Laptop receipt.pdf loopt over 7 dagen af.

• Herinneringen worden na elke lezing opnieuw opgebouwd, dus zodra je het vernieuwde paspoort bewaart, verdwijnen de oude herinneringen.
• macOS vraagt één keer om toestemming om meldingen te tonen. Heb je nee gezegd, zet ze dan aan in Systeeminstellingen › Meldingen › OneMacTools.
• Herinneringen volgen Meld wanneer achtergrondtaken klaar zijn in Instellingen. Zet je dat uit, dan worden er geen herinneringen voor vervaldatums ingesteld. Zie het overzicht van instellingen.
• Er worden tot 60 herinneringen tegelijk bewaard, de eerstvolgende eerst.

Dit is anders dan Herinneringen of Agenda van Apple: je hoeft er niet aan te denken om de herinnering überhaupt aan te maken. De datum komt rechtstreeks van het papier.

Je regio kiezen: Verenigde Staten of India

Het menu Regio boven in Administratie verandert drie dingen:

OneMacTools kiest India als de regio van je Mac India is, en anders de Verenigde Staten. Het Verenigd Koninkrijk, Canada, Australië, de Verenigde Arabische Emiraten en de Europese Unie staan erbij als binnenkort beschikbaar. Vervaldatums worden nu al uit papieren uit elk land gelezen; de regio is vooral van belang voor belastingjaren en ID-nummers.

Stel vragen over je papieren

Druk op ⌘K (of kies Ga › Vraag…) en typ een vraag in gewone woorden. Vraag herkent vragen over papieren en beantwoordt ze met wat Administratie heeft gevonden, meteen en zonder iets opnieuw te lezen.

Elk antwoord eindigt met een korte opmerking over waar het vandaan kwam en een link Open Administratie. Als Bestanden uit staat, zegt Vraag dat in plaats van te gokken. Meer over Vraag in Vraag het je Mac in gewone taal.

AI-assistenten die via de MCP-server van OneMacTools verbonden zijn, kunnen dezelfde soort vragen stellen over vervaldatums, uitgaven en belastingpapieren. Ze zien samenvattingen, nooit ID-nummers, en voor het lezen van de tekst van een document is elke keer jouw toestemming nodig (hoe toestemming werkt).

Privacy: is het veilig om een app mijn paspoort te laten lezen?

Administratie is zo gebouwd dat je papieren nooit je Mac hoeven te verlaten:

• Documenten worden op je Mac gelezen met Apples eigen frameworks, in een apart, kortlevend proces. Er wordt geen document, tekst of nummer geüpload.
• Wat er wordt gevonden (soorten, datums, totalen), wordt bewaard in de privé-index van Bestanden op je Mac.
• Papieren die alleen in de cloud staan, worden pas gedownload als je op Lees ze… klikt, en daarna weer aan de cloud teruggegeven.
• Gevoelige bestanden laat zien welke soorten nummers een bestand bevat; de nummers zelf worden nergens in de app getoond.

Wil je het stoppen, zet Bestanden dan uit vanuit het scherm Bestanden (Zet Bestanden uit…). Zet uit en verwijder de index verwijdert alles wat Bestanden en Administratie hebben geleerd. Lees het volledige privacybeleid en hoe OneMacTools Volledige schijftoegang en andere toestemmingen gebruikt.

Tools die op deze pagina worden genoemd

Vragen

Gerelateerde documentatie